Wie prüft die Software die Fachkraftquote?

Wir hinterlegen Ihre Qualifikationsmatrix im System: welcher Wohnbereich, welche Schicht, welche Mindestbesetzung mit welcher Qualifikationsstufe. Das System prüft bei jeder Planungshandlung automatisch, ob die Fachkraftanforderung erfüllt ist, und gibt sofort eine Warnung aus, wenn eine Schicht unterbesetzt wäre — bevor der Plan veröffentlicht wird.

Wird die 11-Stunden-Ruhezeit automatisch geprüft?

Ja. Das System berechnet nach jedem Dienst automatisch das früheste mögliche Datum, ab dem eine Person wieder eingeplant werden kann. Das gilt auch bei kurzfristiger Umplanung und monatsübergreifend: der letzte Dienst eines Monats wird mit dem ersten Dienst des Folgemonats abgeglichen.

Wie werden Nachtdienste fair verteilt?

Das System führt einen laufenden Saldo der Nachtdienste pro Mitarbeiter. Es erkennt automatisch, wenn jemand über oder unter dem Durchschnitt liegt, und berücksichtigt das bei der automatischen Planung. Nachtdienst-Ausschlüsse für bestimmte Mitarbeiter (z.B. Schwangere, Teilzeitkräfte mit Einschränkung) werden im Profil hinterlegt und immer eingehalten.

Dienstplan-Software Pflegeheim Südtirol — ohne Abo

Dienstplan-Software für Pflegeheime – Fachkraftquote, Ruhezeiten und Teilzeit automatisch geprüft

Replivo baut Pflegeheimen und Seniorenwohnheimen eine maßgeschneiderte Dienstplan-Software, die Mindestbesetzung und Fachkraftquote je Schicht, die 11-Stunden-Ruhezeit, Wohnbereichs-Trennung und Teilzeitverwaltung automatisch prüft — und die Pflegedienstleitung von stundenlanger manueller Planung entlastet. Einmaliger Festpreis, kein Abo.

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Ab 3.000 € einmalig · Kein monatliches Abo · Ihnen gehört das System

app.replivo.it/pflegeheim

42Schichten geplant

0Ruhezeit-Konflikte

1Fachkraft-Warnung

22Mitarbeiter im Plan

Frühschicht Montag4 von 4

Mitarbeiter	Qualifikation	Schicht	Status
A. Pichler	Pflegefachkraft	06:00–14:00	✓ Fachkraft
N. Egger	Pflegehilfskraft	06:00–14:00	Geplant
R. Kofler	Pflegefachkraft	14:00–22:00	✓ Fachkraft
V. Hofer	Pflegehilfskraft	14:00–22:00	Geplant

Das Problem

Pflegedienstleitungen verbringen bis zu 10 Stunden pro Monat mit manueller Planung.

Und das ist nur der Zeitaufwand. Die eigentliche Gefahr liegt in Planungsfehlern, die rechtlich riskant sind.

5–10 Stunden pro Monat verloren

Für ein Team von 20 Mitarbeitern verbringen Pflegedienstleitungen monatlich 5–10 Stunden allein mit Erstellen und Korrigieren des Dienstplans — Zeit, die für die eigentliche Führungsarbeit fehlt.

Rechtliches Risiko bei Ruhezeiten

Verletzungen der gesetzlich vorgeschriebenen 11-Stunden-Ruhezeit passieren beim manuellen Planen schnell — besonders bei kurzfristiger Umplanung nach Krankmeldungen. Das Risiko trägt die Einrichtung.

Fachkraftquote schwer nachzuhalten

Manuell zu prüfen, ob in jeder Schicht jedes Wohnbereichs die Mindestbesetzung mit Pflegefachkräften gewährleistet ist, kostet Konzentration — und geht dennoch gelegentlich schief.

Funktionen

Was die Software für Ihr Pflegeheim automatisch leistet.

Einmal konfiguriert — danach übernimmt das System die pflege-spezifische Regelprüfung. Die PDL behält die volle Kontrolle und kann jeden Eintrag manuell übersteuern. Einen Überblick über die Grundlagen bietet unser Artikel zur Schichtplanung in Pflegeheimen.

Fachkraftquote je Schicht automatisch geprüft

Wir hinterlegen Ihre Qualifikationsmatrix im System: welcher Wohnbereich benötigt in welcher Schicht wie viele examinierte Pflegefachkräfte. Das System prüft bei jeder Planungshandlung und warnt sofort, wenn eine Schicht die Mindestbesetzung unterschreitet — bevor der Plan veröffentlicht wird. Details zu den Anforderungen beschreibt unser Beitrag zur Fachkraftbesetzung je Schicht.

Automatische 11-Stunden-Ruhezeitprüfung

Nach jedem Dienst berechnet das System das früheste mögliche Datum, ab dem eine Person wieder eingeplant werden kann. Auch bei kurzfristiger Umplanung nach einer Krankmeldung erscheint sofort eine Warnung, wenn die Ruhezeit unterschritten würde. Die Prüfung gilt auch monatsübergreifend. Mehr dazu in unserem Artikel zur 11-Stunden-Ruhezeit in der Pflege.

Faire Verteilung von Nachtdiensten

Das System führt einen laufenden Saldo der Nachtdienste pro Mitarbeiter und berücksichtigt ihn bei der automatischen Planung. Nachtdienst-Ausschlüsse — z.B. für Schwangere oder Teilzeitkräfte mit Einschränkung — werden im Profil hinterlegt und immer eingehalten. Was eine faire Nachtdienstplanung auszeichnet, beschreiben wir in unserem Beitrag zu Nachtdiensten im Pflegeheim.

Wohnbereichs-getrennte Planung

Einrichtungen mit mehreren Wohnbereichen können für jeden Bereich eigene Schichtstrukturen, Besetzungsanforderungen und Qualifikationsvorgaben hinterlegen. Mitarbeiter können fest einem Wohnbereich zugeordnet oder wohnbereichsübergreifend eingeplant werden. Der Gesamtplan bleibt in einer einzigen Oberfläche verwaltbar.

Teilzeit- und Wochenstunden-Verwaltung

Im Mitarbeiterprofil hinterlegen wir die genauen Wochenstunden, feste freie Tage, Nachtdienst-Einschränkungen und Verfügbarkeitsregeln. Die monatliche Soll-Ist-Stundenbilanz wird automatisch berechnet, Über- und Minusstunden sind für jede Person transparent sichtbar. Wie Teilzeitmodelle in der Pflegeplanung funktionieren, erklärt unser Beitrag zum Teilzeit-Dienstplan in der Pflege.

Mobile Ansicht für Mitarbeiter

Alle Mitarbeiter sehen ihren aktuellen Dienstplan jederzeit am Handy — ohne sich an einem PC anzumelden. Planänderungen sind sofort sichtbar, kein veralteter Ausdruck am schwarzen Brett. Ob Mitarbeiter zusätzliche Funktionen wie Tauschbitten oder Abwesenheitsmeldungen nutzen, konfigurieren wir gemeinsam in der Anforderungsphase.

Automatische Regelprüfung

Was das System bei jeder Planung automatisch kontrolliert.

Einmal hinterlegt — danach wird jede Schicht gegen alle Regeln geprüft, bevor sie im Plan erscheint. Für eine allgemeine Übersicht über unsere Dienstplan-Software für alle Branchen besuchen Sie die Hauptseite.

Fachkraftquote — Mindestbesetzung mit examinierten Pflegefachkräften pro Schicht und Wohnbereich

Tägliche Ruhezeit — 11 Stunden Mindestabstand zwischen Diensten, auch bei kurzfristiger Umplanung

Maximale Arbeitstage — konfigurierbare Obergrenze (z.B. max. 5 Tage am Stück), danach Pflicht-Ruhetag

Nachtdienst-Obergrenzen — maximale Nächte pro Person pro Monat, faire Rotation überwacht

Urlaub & Abwesenheiten — Urlaube, Krankmeldungen und Fortbildungen werden bei der Planung automatisch ausgenommen

Wochenend- & Feiertagsverteilung — Saldo-Anzeige, wer im Jahresverlauf zu viele oder zu wenige Wochenenden hatte

Soll-Ist-Stunden — monatliche Stundenbilanz pro Mitarbeiter, Überstunden und Minusstunden transparent sichtbar

Qualifikationsmatrix — wohnbereichsspezifische Anforderungen hinterlegbar, mehrere Qualifikationsstufen

Individuell auf Ihr Pflegeheim zugeschnitten — kein Standard-Abo, kein starres System.

Kostenloses Erstgespräch vereinbaren

Preis

Einmalige Investition — ohne monatliches Abo.

Statt eines Abo-Modells, das sich über Jahre summiert, zahlen Sie einmalig für eine Dienstplan-Lösung, die exakt auf Ihr Pflegeheim zugeschnitten ist und dauerhaft Ihnen gehört. Details zu unserem Festpreis-Modell finden Sie auf der Startseite.

Einmalige Entwicklung

ab 3.000 €

Individuelle Dienstplan-Lösung für Ihr Pflegeheim, mit Fachkraftquote, Ruhezeiten und Wohnbereichsplanung. Kein Abo — das System gehört danach Ihnen.

Optionale Wartung

Auf Anfrage

Günstige Pauschale für Hosting, Updates und Support — freiwillig dazubuchbar, kein Muss.

Kostenloses Erstgespräch vereinbaren

Antwort innerhalb von 24 Stunden · Keine Verpflichtung · Kein Verkaufsdruck

Warum Replivo

Ein direkter Ansprechpartner — kein anonymes Ticketsystem.

Pflege-Expertise — wir kennen die spezifischen Anforderungen an Fachkraftquote, Ruhezeiten und Wohnbereichsplanung

Maßgeschneidert — keine Kompromisse mit Standard-Modulen, die Ihre Abläufe nicht abbilden

DSGVO-konform — alle sensiblen Mitarbeiterdaten auf EU-Servern, kein Datenweitergabe an Dritte

Schnelle Einführung — 3–6 Wochen von der ersten Besprechung bis zum ersten produktiven Monatsplan

FAQ

Häufige Fragen zur Dienstplan-Software für Pflegeheime.

Die häufigsten Fragen aus Gesprächen mit Pflegedienstleitungen — ehrlich beantwortet.

Weitere Fragen stellen

Wir hinterlegen Ihre Qualifikationsmatrix im System: welcher Wohnbereich benötigt in welcher Schicht wie viele examinierte Pflegefachkräfte. Das System prüft bei jeder Planungshandlung und gibt sofort eine Warnung aus, wenn eine Schicht die Mindestbesetzung unterschreiten würde — bevor der Plan veröffentlicht wird. Die PDL kann jede Warnung einsehen und manuell eingreifen.

Ja. Das System berechnet nach jedem Dienst das früheste mögliche Datum, ab dem eine Person wieder eingeplant werden kann. Bei kurzfristiger Umplanung nach einer Krankmeldung erscheint sofort eine Warnung, wenn die Ruhezeit unterschritten würde. Die Prüfung gilt auch monatsübergreifend: der letzte Dienst eines Monats wird mit dem ersten des Folgemonats abgeglichen.

Ja. Für jeden Wohnbereich lassen sich eigene Schichtstrukturen, Besetzungsanforderungen und Qualifikationsvorgaben hinterlegen. Der Plan wird auf Gesamteinrichtungsebene verwaltet, lässt sich aber wohnbereichsweise anzeigen und auswerten. Mitarbeiter können fest einem Wohnbereich zugeordnet oder flexibel wohnbereichsübergreifend eingeplant werden — je nach Ihrer Einrichtungsstruktur.

Im Mitarbeiterprofil hinterlegen wir die genauen Wochenstunden, feste freie Tage, Nachtdienst-Einschränkungen und sonstige Verfügbarkeitsregeln. Das System plant innerhalb dieser Grenzen. Die monatliche Soll-Ist-Stundenbilanz wird automatisch berechnet und für jede Person transparent angezeigt, sodass Über- und Minusstunden jederzeit sichtbar sind.

Das System führt einen laufenden Saldo der Nachtdienste pro Mitarbeiter und berücksichtigt ihn bei der automatischen Planung. Nachtdienst-Ausschlüsse für bestimmte Personen — z.B. Schwangere, Mitarbeiter mit ärztlichem Attest oder Teilzeitkräfte mit vertraglicher Einschränkung — werden im Profil hinterlegt und immer eingehalten.

Die Einführung dauert in der Regel 3–6 Wochen — von der ersten Besprechung bis zum ersten produktiven Monatsplan. Dazu gehören: Anforderungsaufnahme mit der Pflegedienstleitung, Entwicklung und Konfiguration der Qualifikationsmatrix und Schichtstrukturen, Testphase und Einschulung. Anschließend begleiten wir die ersten zwei bis drei Planungszyklen aktiv.

Ja. Alle Daten werden auf Servern in der EU verarbeitet. Personenbezogene Mitarbeiterdaten — Qualifikationen, Verfügbarkeiten, Dienstzeiten, ärztliche Einschränkungen — werden ausschließlich zweckgebunden für die Dienstplanung genutzt. Für Pflegeeinrichtungen stimmen wir die technischen und organisatorischen Maßnahmen besonders sorgfältig ab und unterstützen bei der Anpassung des Verarbeitungsverzeichnisses.

Eine individuelle Lösung für Pflegeheime kostet ab 3.000 € einmalig als Festpreis — kein monatliches Abo. Der genaue Preis hängt von der Anzahl der Mitarbeiter, der Wohnbereiche und den gewünschten Funktionen ab. Nach einem kostenlosen Erstgespräch erhalten Sie ein verbindliches Festpreisangebot.

Nächster Schritt

Weniger Zeit für den Dienstplan — mehr Zeit für die Führung.

Erzählen Sie uns von Ihrem Pflegeheim — wie viele Mitarbeiter, wie viele Wohnbereiche, welche Schichtmodelle. Wir melden uns innerhalb von 24 Stunden mit einer konkreten Einschätzung, wie eine maßgeschneiderte Lösung für Ihr Haus aussehen würde.

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